Medarbejderhåndbogen
– din praktiske guide som ny kollega
Velkommen til instituttet
Som ny kollega kan mange praktiske spørgsmål hurtigt dukke op. Hvem hjælper med IT? Hvordan bestiller jeg materialer? Hvad gør jeg, hvis...? Hvem kontakter jeg, når...?
I denne håndbog finder du svar på de mest almindelige spørgsmål, praktiske informationer og gode råd, der gør det nemt at falde til, navigere i hverdagen og få overblik over din nye arbejdsplads.
Hvem kontakter jeg, hvis...
Jeg ønsker en omsorgsdag, at afvikle ferie eller har spørgsmål til min løn?
Jeg har spørgsmål relateret til rejseaktivitet?
Jeg har problemer med IT eller min telefon? Kopimaskinen eller AV-udstyret driller?
Jeg bliver syg, eller mit barn er sygt?
Jeg har brug for assistance ift. til de fysiske rammer (bygningen/interiøret)?
Jeg skal bestille forplejning til et møde med eksterne deltagere?
Åbningstider
Uddannelsesansvarlige
Uddannelseskoordinator, Forretningsspecialisering
Studieleder, cand.polyt.
Uddannelseskoordinator, HA, BSc og DL
Undervisning
Skemaændringer
Drejer det sig om få erstatningstimer, kan disse blot aftales direkte med Heidi i receptionen.
Opstår der tilfælde, hvor en større del af undervisningsgangene må aflyses eller flyttes, skal underviseren henvende sig til den relevante studieleder eller uddannelseskoordinator for at drøfte mulighederne.
Aflysning af undervisning
⇒ pga. sygdom eller pludselige hændelser:
Underviser aflyser selv ift. studerende via Brightspace og sender herefter en e-mail til receptionen på btech@au.dk eller ringer på 87151908.
Eksamen
Skriftlige eksaminer
I forbindelse med skriftlige eksaminer skal du være opmærksom på følgende:
- Flugter eksamensopgaven med indholdet i kurset, herunder læringsmål, litteratur, opgaver og undervisning? Og overholder den eksamenskriterierne angivet i kursusbeskrivelsen?
- Du må under ingen omstændigheder genbruge eksamensopgaver, der allerede har været brugt i en anden eksamenstermin.
- For alle skriftlige stedprøver, hvor reeksamensformen er den samme som den ordinære eksamensform, skal både den ordinære opgave samt reeksamensopgaven fremsendes til supporteren på den relevante uddannelse inden den ordinære eksamen.
- For alle skriftlige eksaminer er det obligatorisk, at en kollega gennemlæser eksamensopgaven, inden den sendes til supporteren på den relevante uddannelse. Det er eksaminatorens ansvar at sende eksamensopgaven til review.
- Din opgave som reviewer er bl.a. at bedømme, om længden af opgaven er passende, og om de enkelte spørgsmål er klare og ikke kan misforstås. Hvis dine input giver anledning til ændringer i eksamensopgaven, skal du gennemgå den igen. Det er ikke din opgave at sikre, at eksaminatoren har forholdt sig til alle dine input.
- Din opgave som eksaminator er at forholde dig til de input, du måtte modtage fra revieweren. Vær opmærksom på, at det er dit ansvar at sikre, at eksamensopgaven tilfredsstiller kriterierne ovenfor.
- I forbindelse med skriftlige stedprøver skal du være telefonisk tilgængelig under den første time af eksamen. I forbindelse med hjemmeopgaver kan de studerende sende dig e-mails med spørgsmål til eventuelle uklarheder i eksamensopgaven; du skal så efterfølgende sende svarene på sådanne opklarende spørgsmål til alle de studerende via Brightspace.
Mundtlige eksaminer
Du kan forvente følgende ved mundtlige eksaminer på AU Herning:
- Der er opslag ved receptionen over dagens eksaminer, hvor studieretning, fag, lokale og tid er anført. Dette gøres for at guide de studerende og bedømmer/censor til de rigtige lokaler.
- Der ligger en grøn dug i lokalet, som kan benyttes, hvis det ønskes. Aflever beskidte duge i receptionen. Mangler der en dug, kan en ny rekvireres i receptionen.
- Der er en gul seddel på døren til eksamenslokalet og en grøn på døren til eventuelt forberedelseslokale.
- Bedømmer skal bede de studerende om at fremvise legitimation i form af studiekort, anden billedlegitimation eller en indskrivningsbekræftelse.
- Mundtlige eksamenskarakterer skal indtastes samme dag, som eksamenen er afviklet, da det kan have betydning for den studerende, hvis karakteren registreres på en forkert dato.
Forplejning
- Ved eksaminer med intern censur kan der hentes kaffe i automaten i kantinen, og man kan få en kande vand med til de studerende, hvis man ønsker dette. Henvendelse kan ske til køkkenpersonalet.
- Ved eksaminer med ekstern censur kan der hentes en bakke med forplejning i kantinen/køkkenet. Bakken udleveres, når man oplyser, hvilket lokale man skal have eksamen i. På bakken vil der være morgenforplejning og frokostbilletter. Frokostbilletterne kan benyttes i kantinen på AU Herning.
- Når man kommer retur fra frokost, står en bakke klar i køkkenet med eftermiddagskaffe og kage, hvis eksamen varer til efter kl. 14.00.
- Bakker returneres til køkkenet, når eksamen er slut.
Ved eventuelle spørgsmål eller mangler kan Heidi i receptionen kontaktes enten ved personlig henvendelse, på telefon 8715 1908 eller på mail heidi@btech.au.dk.
Studieadministratorer
Studieadministratorerne er en del af administrationscenteret på Aarhus BSS, nærmere bestemt den administrative enhed Aarhus BSS Studier, der bl.a. varetager opgaver, der er forankret i STADS, og som har at gøre med tilmelding og framelding til eksaminer.
Studieadministratorerne har til huse i Universitetsbyen 73 i Aarhus.
Hvis du har behov for at komme i kontakt med studieadministratorerne, skal du bruge funktionspostkasserne angivet til højre.
Institutsekretariatet
Ansvarsområder
- Ledelse, planlægning og fordeling af opgaver i sekretariatet
- Del af institutledelsen
- Rådgivning af institutlederen
- Medlem af AU Hernings Eksterne Råd
- Intern koordinering på AU
- Indkøbskoordinator.
Ansvarsområder (uddannelse)
- Cand.polyt. i teknologibaseret forretningsudvikling
Opgaver
- Brightspace-struktur
- Korrekturlæsning og kvalitetssikring af kursusbeskrivelser
- Korrekturlæsning og opsætning af eksamensopgaver
- Eksamensplanlægning
- Oversættelse/korrekturlæsning af forskningsartikler, konference-papers, ansøgninger m.v.
- Generel forskningsstøtte
- Grafisk produktion
- TYPO3-webredaktør
- SoMe-opdateringer.
Ansvarsområder (uddannelser)
- HD1 og HD2
- Forretningsudvikling (Business Development), BDE
- Global ledelse og design af produktionsnetværk, GMM
- Ph.d.
Opgaver
- Brightspace-struktur
- Korrekturlæsning og kvalitetssikring af kursusbeskrivelser
- Korrekturlæsning og opsætning af eksamensopgaver
- Undervisningsplanlægning
- Eksamensplanlægning
- Oversættelse/korrekturlæsning.
Opgaver
- Projektledelse i projekter, hvor forskning bidrager til at udvikle dansk erhverv samt at dokumentere effekter på bæredygtighed og forretningsudvikling.
- Fondssøgning til forskningsprojekter og kvalitetstjek af ansøgninger.
- Facilitering af nye strategiske udviklingsaktiviteter.
Ansvarsområder
- Koordinator, Digital Business Development Project (DBD)
Opgaver
- Projektledelse og –koordinering
- Afrapportering og projektleverancer
- Administration af forskningsarbejde
- Dokumentation af virksomhedscases
- Udvikling af materiale til online-undervisning
- Udvikling af indhold til website
Ansvarsområder
- Projektansøgninger og -rapporter
- BTECH's ph.d.-kurser
- Rejseafregninger
- HR-support
- Korrekturlæsning
- Studiemiljø
Ansvarsområder
- Receptionsbemanding
- Hjælp til studerende, ansatte og besøgende
- Diplom i ledelse
- UNIQ
- Registrering af virksomhedssamarbejder
- Modtagelse og afsendelse af post/pakker
- In-house-kontakt til AU Housing/SIRI/kommuner vedr. internationale og udvekslingsstuderende
- Journalisering/Workzone
- Studiekort
- Ad hoc-lokalebookning
- Tilsynskoordinator ved tilsynsprøver.
Ansvarsområder
- Bindeled til AU HR BSS (personalesager)
- Ansættelsesforhold (fastansatte, timelønnede og studentermedhjælpere)
- Løn til timelønnede, inkl. studentermedhjælpere
- Sygdom, omsorgsdage og barsel
- Ferieplan og ferieregistrering
- Personaleredaktør (Medarbejderstamkort)
- Registrering af arbejdsmobil/mobilbeskatning
- Afregning til CHIPS/Gavekasse.
Ansvarsområder
- Godkendelse af anmodninger om rejser og rejsebudgetter
- Bestilling af udlandsrejser, togrejser, taxa, hotelophold, m.v.
- RejsUd (rejseafregning) samt refusion vedrørende rejser
- Planlægning af dagsmøder, seminarer m.v. (internt og eksternt)
- Tovholder ifm. dimissioner
- Registrering af tilmeldinger til konferencer, arrangementer m.v.
- Kontaktperson til udenlandske gæsteforskere vedrørende de praktiske ting i forbindelse med deres besøg.
Ansvarsområder (uddannelse)
- Cand.it. i it, kommunikation og organisation
Opgaver
- Brightspace-struktur
- Korrekturlæsning og kvalitetssikring af kursusbeskrivelser
- Korrekturlæsning og opsætning af eksamensopgaver
- Undervisningsplanlægning
- Eksamensplanlægning
- Oversættelse/korrekturlæsning
- Censorindkaldelse og -afregning
- Administration af bachelorprojekter (HA og BSc) og specialer (cand.polyt.).
Ansvarsområder
- Karriererelaterede arrangementer
- Vejledning af studerende
- Job- og praktikopslag
- Projektportal
- Virksomhedssamarbejder.
Opgaver
- Presse/artikler
- Sociale medier
- Internt nyhedsbrev
- Hjemmesideopdateringer.
Ansvarsområder (uddannelser)
- Erhvervsøkonomi, HA
- Economics and Business Administration, BSc
Opgaver
- Brightspace-struktur
- Korrekturlæsning og kvalitetssikring af kursusbeskrivelser
- Korrekturlæsning og opsætning af eksamensopgaver
- Eksamensplanlægning
- Oversættelse/korrekturlæsning af forskningsartikler, konference-papers, ansøgninger m.v.
- Support af AIROD-forskningsgruppen samt generel forskningsstøtte
- Grafisk produktion
- Digital redaktør.
Institutledelsen
Institutleder
Viceinstitutleder og sektionsleder, AIROD
Sekretariatsleder
Sektionsleder, EngTech
Ferieregistrering
Gældende for alle medarbejdere ansat på instituttet forhåndsregistreres al optjent ferie med løn på mitHR. I praksis betyder dette, at ferie og særlige feriedage vil blive registreret til afholdelse som angivet nedenfor:
Ferie (optjent fra 1. september 2025 til 31. august 2026):
- 4 dage ifm. jul og nytår (23., 29.-30. december 2025 samt 2. januar 2026)
- Fredag efter Kr. himmelfartsdag (15. maj 2026)
- 15 dages sommerferie (uge 29-31 2026)
- 5 dage i uge 42 (12.-16. oktober 2026)
Særlige feriedage (optjent fra 1. januar 2024 til 31. december 2025):
- 2 dage i uge 7 (12.-13. februar 2026)
- 3 dage før påske (30.-31. marts samt 1. april 2026)
Nyansatte, der ikke har optjent særlige feriedage, kan vælge at afholde ferie uden løn eller forkorte sommerferien.
Ferie optjent i ovenstående periode afvikles fra 1. september 2025 til 23. december 2026. Særlige feriedage optjenes i et kalenderår og afvikles fra 1. maj til 30. april i det efterfølgende år.
Helligdage og fridage med løn på AU:
- Se alle helligdage og fridage med løn på AU i denne oversigt.
Kontakt
Digitale værktøjer
Brightspace
Brightspace er BTECH’s system til online kursushåndtering og e-læring.
Du logger på Brightspace via https://brightspace.au.dk.
Med Brightspace kan du som underviser nemt dele kursusmateriale med dine studerende både før og efter undervisningen. Du kan inddele de studerende i grupper, tilgå de studerendes arbejde og give feedback samt oprette forskellige tests, surveys og opgaver.
Brightspace gør det muligt at få et samlet overblik over dine kurser og følge dine studerende. Derudover giver Brightspace de studerende adgang til forskellige værktøjer, der kan styrke deres læring og samarbejde.
Institutsekretariatet sørger for at oprette strukturen på Brightspace for de respektive uddannelser.
WISEflow
Aarhus BSS benytter sig af systemet WISEflow til at håndtere såvel mundtlige som skriftlige eksaminer, stedprøver og hjemmeopgaver.
Du logger på WISEflow via http://au.wiseflow.dk/.
Institutsekretariatet tilknytter bedømmere til de relevante flows, som så vil fremgå af den enkelte bedømmers flow-oversigt.
Information om FLOWoral
FLOWoral
Hvor det er muligt, laves den mundtlige eksamensrækkefølge (den detaljerede eksamensplan) i et FLOWoral-flow. Eksamenstidspunktet for den enkelte studerende samt eksamenslokalet vil udelukkende fremgå af dette flow. Den detaljerede eksamensplan vil som hovedregel tidligst være tilgængelig 13 dage før den mundtlige eksamen. Du kan finde mere information samt vejledning i dokumentet ’Mundtlig eksamen med FLOWoral’.
Husk, at mundtlige eksamenskarakterer altid skal indtastes samme dag, som eksamenen er afviklet, da det kan have betydning for den studerende, hvis karakteren registreres på en forkert dato.
Information om FLOWcombine
FLOWcombine
FLOWcombine bruges ved eksaminer, som består af en skriftlig aflevering og en mundtlig eksamen. Der vil i sådan et flow være et skriftligt kildeflow (FLOWassign) og et mundtligt subflow (FLOWoral). Indtil det mundtlige flow er aktiveret, vil du kun kunne se og tilgå det skriftlige flow.
Det skriftlige flow (FLOWassign)
Her kan du læse de opgaver, de studerende har afleveret.
Der kan og skal ikke afgives karakter i dette flow. Systemet laver dog en bedømmelse af, om de studerende har afleveret og dermed skal op til den mundtlige eksamen, hvorfor der er en ganske kort bedømmelsesperiode i dette flow umiddelbart efter afleveringsfristens udløb. Indtil videre modtager bedømmere derfor en besked fra WISEflow, der angiver en meget kort bedømmelsesfrist og linker til dette flow. Denne besked skal du se bort fra.
Det mundtlige flow (FLOWoral)
Her vil du kunne se den detaljerede eksamensplan, eksamenslokalet osv. Det er også her, karakteren skal indtastes samme dag, som eksamen er afviklet.
For at kunne se det mundtlige flow anbefaler vi, at du altid tilgår WISEflow fra forsiden (dvs. via https://europe.wiseflow.net/login/license/682) og ikke via tilsendte links. På forsiden vil du se en samlet oversigt over dine flows.
Hvis du har brug for at komme ud af et flow og ind i et andet, kan du altid vælge fanen ’Bedømmer’. Her vil du finde din flow-oversigt, og du kan herefter klikke dig vej til det ønskede flow.
Sprogservice
Ønsker du at bestille korrekturlæsning/oversættelse, så kontakt sprogserviceteamet, der består af:
Biblioteket
AU Library, Herning er et offentligt tilgængeligt forskningsbibliotek, hvis primære opgave er at betjene undervisere og studerende. Her findes hovedsageligt materiale inden for emnerne: Sprog, økonomi, elektronik, produktion og tekstil.
Personale
Værd at vide om ophavsret
Tjekliste til deling af materialer
1 - Søg materialet frem på library.au.dk
Hvis biblioteket har online adgang, så gå til Trin 2. Hvis ikke så gå til Trin 3.
2 - Biblioteket har online adgang
-
Tjek om du må uploade artiklen eller e-bogskapitlet til Brightspace. Se vejledningen til Regler for brug.
Hvis upload ikke er tilladt, så gå til punkt 2.2. - Giv dine studerende et link til materialet – se hvordan du sikrer dig, at linket også virker udenfor Campus.
3 - Biblioteket har ikke online adgang til materialet
- Scan materialet ind og upload det til Brightspace – NB du må scanne op til 20 % af materialet - dog max 50 sider i alt.
- Kopiér materialet og udlever det til dine studerende – NB du må kopiere op til 20 % af materialet - dog max 50 sider i alt.
- Kontakt eventuelt dit lokale bibliotek i AU Library, og bed dem sætte materialet på semesterhylde, så de studerende selv kan kopiere fra det.
FAQ
FAQ om ophavsret og undervisning
Q: Må jeg lægge mine PowerPoints fra undervisningen ud på Brightspace?
A: Ja. Men du skal være opmærksom på, at de almindelige ophavsretlige regler også gælder for PowerPoints.
Q: Jeg har en artikel, som jeg gerne vil uploade til Brightspace, men jeg kan bare ikke huske, hvor den er fra. Hvad gør jeg så?
A: Som udgangspunkt må du ikke uploade artikler eller lignende, du ikke ved, hvor stammer fra. AU Library kan hjælpe dig med at undersøge, om du må uploade artiklen.
Q: Artikler og lignende som jeg selv har udarbejdet, må jeg vel gerne uploade til Brightspace eller kopiere til mine studerende?
A: Som udgangspunkt, ja, da du har ophavsretten til værket. Men du skal være opmærksom på, at du i forbindelse med udgivelsen kan have overdraget rettigheder til f.eks. et forlag. Derfor er det ikke sikkert, at du f.eks. må kopiere værket ubegrænset. Du vil ofte kunne finde information om, hvordan du må benytte dine egne artikler på forlagenes hjemmesider.
Q: Jeg har modtaget en digital kopi af en artikel via Det Kgl. Biblioteks artikelservice. Må jeg uploade den til Brightspace?
A: Ja, det må du godt, hvis artiklen er på max. 50 sider, og hvis der ikke er angivet, at artiklen kun er til personlig brug. Hvis du er i tvivl, kontakt gerne dit lokale bibliotek.
Q: Jeg forbereder en hjemmeeksamen for mine studerende. Opgaven og bilag uploades til det digitale eksamenssystem, hvor de studerende selv downloader hele materialet. Et af bilagene er en elektronisk kopi af en dansk avisartikel. Er det ok?
A: Hvis du har indscannet en trykt artikel eller downloadet en frit tilgængelig artikel fra internettet, så må du gerne uploade artiklen til et lukket digitalt eksamenssystem.
Hvis du har downloadet artiklen fra en database – fx Infomedia - så må du kun dele den digitalt, hvis forlaget tillader det – læs mere om brug af materiale fra internettet.
Information om GDPR, personlige relationer samt sikker mail
Du har også mulighed for at kontakte BTECH’s GDPR-koordinator:
