Eksempler for forskere

Dokumentation for de faktiske udgifter journaliseres af økonomiafdelingen (se oversigten under nederst på websiden).

Type af sag Eksempler på, hvad forskeren skal journalisere
Aftaler eller kontrakter vedr. indkøb og aftaler om udlån af forskningsudstyr mv.
  • Selve aftalen eller kontrakten
  • Tilbud fra forskellige leverandører ved indkøb
  • Relevant korrespondance
Samarbejdsaftaler
  • Selve aftalen (forskningskontrakt, samarbejdsaftale, konsortieaftale, konsortieaftaler mv.)
  • Forventningsafstemmende korrespondance (mails, mødedagsordner, referater mv.)
  • Materialer som fastlægger vilkår, der ikke er juridisk bindende (adfærdskodeks, etiske retningningslinjer, CSR-forpligtelser mv.)
Rejser, konferencer og andre arrangementer ifm. eksternt finansierede projekter
  • Mødedagsordener
  • Mødereferater
  • Deltagerlister    
  • Relevant korrespondance (der bekræfter din deltagelse)
Møder ifm. eksternt finansierede projekter afholdt af AU
  • Mødedagsordner
  • Mødereferater
  • Deltagerlister
  • Relevant korrespondance (bekræftelse af arrangement mv.)
Arrangementer og konferencer med AU som arrangør
  • Invitation eller indbydelse
  • Program eller dagsorden
  • Relevant korrespondance (bekræftelse af arrangement og andre aftaler)
Gæsteforskere og besøg fra eksterne parter
  • Relevant korrespondance med ekstern part, der bekræfter besøget
  • Aftaler vedr. overnatning, transport, forplejning mv.
  • Program, plan eller anden afstemning af forventninger for besøget.
Databehandleraftaler (DPA)
  • Selve aftalen
  • Baggrundsmateriale for de registrerede
  • Vilkår for videregivelse af data til fx andre universiteter, projektpartnere eller bevillingsgivere
  • Relevant korrespondance (vedrørende planens indhold og eventuelle forpligtelser)
Datahåndteringsplan (DMP)
  • Selve planen
  • Baggrundsmateriale for planens indhold
  • Relevant korrespondance (vedrørende planens indhold og eventuelle forpligtelser)
Ansøgning om finansiering
  • Selve ansøgningen
  • Relevant korrespondance (forventningsafstemning og evt. forpligtelser)

Dokumentation for udgifter som journaliseres af økonomiafdelingen:

  • Bevillingsmateriale
  • Bevillingsskrivelser
  • Ændringsdokumenter til bevillinger (fx forlængelse af projektperiode)
  • Budgetter udarbejdet i forbindelse med bevillingen
  • Regnskaber 
  • Økonomiske afrapporteringer (afrapporteringsskemaer, timesedler og regnskaber fra partnere)
  • Eventuelle revisorerklæringer