Dokumentation for de faktiske udgifter journaliseres af økonomiafdelingen (se oversigten under nederst på websiden).
| Type af sag | Eksempler på, hvad forskeren skal journalisere |
| Aftaler eller kontrakter vedr. indkøb og aftaler om udlån af forskningsudstyr mv. | - Selve aftalen eller kontrakten
- Tilbud fra forskellige leverandører ved indkøb
- Relevant korrespondance
|
| Samarbejdsaftaler | - Selve aftalen (forskningskontrakt, samarbejdsaftale, konsortieaftale, konsortieaftaler mv.)
- Forventningsafstemmende korrespondance (mails, mødedagsordner, referater mv.)
- Materialer som fastlægger vilkår, der ikke er juridisk bindende (adfærdskodeks, etiske retningningslinjer, CSR-forpligtelser mv.)
|
| Rejser, konferencer og andre arrangementer ifm. eksternt finansierede projekter | - Mødedagsordener
- Mødereferater
- Deltagerlister
- Relevant korrespondance (der bekræfter din deltagelse)
|
| Møder ifm. eksternt finansierede projekter afholdt af AU | - Mødedagsordner
- Mødereferater
- Deltagerlister
- Relevant korrespondance (bekræftelse af arrangement mv.)
|
| Arrangementer og konferencer med AU som arrangør | - Invitation eller indbydelse
- Program eller dagsorden
- Relevant korrespondance (bekræftelse af arrangement og andre aftaler)
|
| Gæsteforskere og besøg fra eksterne parter | - Relevant korrespondance med ekstern part, der bekræfter besøget
- Aftaler vedr. overnatning, transport, forplejning mv.
- Program, plan eller anden afstemning af forventninger for besøget.
|
| Databehandleraftaler (DPA) | - Selve aftalen
- Baggrundsmateriale for de registrerede
- Vilkår for videregivelse af data til fx andre universiteter, projektpartnere eller bevillingsgivere
- Relevant korrespondance (vedrørende planens indhold og eventuelle forpligtelser)
|
| Datahåndteringsplan (DMP) | - Selve planen
- Baggrundsmateriale for planens indhold
- Relevant korrespondance (vedrørende planens indhold og eventuelle forpligtelser)
|
| Ansøgning om finansiering | - Selve ansøgningen
- Relevant korrespondance (forventningsafstemning og evt. forpligtelser)
|
Dokumentation for udgifter som journaliseres af økonomiafdelingen:
- Bevillingsmateriale
- Bevillingsskrivelser
- Ændringsdokumenter til bevillinger (fx forlængelse af projektperiode)
- Budgetter udarbejdet i forbindelse med bevillingen
- Regnskaber
- Økonomiske afrapporteringer (afrapporteringsskemaer, timesedler og regnskaber fra partnere)
- Eventuelle revisorerklæringer